En entreprise, il est essentiel de pouvoir travailler dans un espace simple et fonctionnel. Pour être efficace et productif, il est important d’avoir un bureau rangé, bien organisé et du matériel adapté. Voici quelques conseils à appliquer pour ne plus vous laisser submerger par les tâches et envahir par le stress au bureau.
L’organisation du lieu de travail
La méthode 5S a d’abord été lancée au Japon, elle est connue et rependue au sein des entreprises. Cette méthode consiste à ranger et organiser son lieu de travail en cinq étapes.
- Trier et débarrasser.
- Ranger.
- Nettoyer.
- Ordonner.
- Faire preuve de rigueur.
Votre bureau doit avant tout être propre et épuré, il est inutile de vous encombrer de vieux documents, faites donc du tri ! Pensez également à trier vos documents numériques.
Ensuite, place au rangement. Classez tous vos documents de façon logique et simple pour vous afin que vous puissiez y accéder rapidement. Optez pour un classement par date, par importance ou par ordre alphabétique.
Vous pouvez ranger vos documents dans :
- des classeurs ;
- des trieurs ;
- des chemises de couleurs ;
- des boîtes.
Une fois que tout est classé, finalisez le rangement en plaçant ces dossiers dans un endroit facile d’accès et si possible, près de vous.
- Une armoire.
- Une bibliothèque.
- Un meuble bas.
- Un caisson.
Votre espace est désormais dégagé et en ordre, il est temps de passer un bon coup de propre : ordinateur, souri, téléphone, bureau, siège de bureau… tout doit y passer. N’oubliez pas de bien aérer la pièce.
Soyez ordonné, mettez en évidence les dossiers en les étiquetant. Des étiquettes ou des gommettes de couleurs permettent de reconnaître rapidement le classeur dont vous avez besoin. Cela vous aidera également à le rangerez bien plus vite à sa place.
La dernière étape du processus consiste en un maintien de l’organisation et de la propreté de la zone de travail. Chacun doit veiller à ne pas se laisser déborder, il s’agit d’être rigoureux et de respecter les quatre étapes précédentes régulièrement. Prendre quelques minutes pour ranger le bureau le soir doit devenir un réflexe.
Les accessoires indispensables
Avoir une poubelle à proximité est évidemment nécessaire pour débarrasser votre bureau des papiers et objets inutiles au fur et à mesure. Certains documents contiennent des informations sensibles, un broyeur de papier est donc conseillé pour les détruire avant de les jeter.
Disposez des boites en plastique à compartiments sur le bureau ou dans les tiroirs pour y ranger tout le matériel.
- Stylos.
- Surligneurs.
- Ciseaux.
- Agrafeuse.
- Trombones.
- Scotch.
- Post-it.
Pour l’envoi des colis, un ruban adhésif personnalisé au nom de votre entreprise est un réel atout pour vos relations commerciales. Le site Maxilia propose du ruban adhésif personnalisable à partir de 18 pièces. Personnalisez également vos calendriers ou stylos au nom de votre entreprise.
Toujours sur votre bureau, placez des bannettes dans le coin afin d’y déposer les documents dont vous avez besoin rapidement, les courriers entrants et sortants.
Enfin, pour noter les rendez-vous et les notes importantes, un agenda est indispensable. En format papier ou électronique, choisissez le plus pratique pour vous.
L’organisation et le rangement n’ont désormais plus aucun secret pour vous. Vous êtes prêt à travailler efficacement et sereinement !